プライバシーポリシー（個人情報保護方針）｜青山ミーティングラボ

青山ミーティングラボ（以下「当社」といいます。）は、会議室運営に関連して取得するお客様、利用者、取引先その他関係者の個人情報を、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関係法令・ガイドラインに従い、適切に取り扱います。本プライバシーポリシーは、当社が運営するウェブサイト faxkum.pro および当社の会議室サービスにおける個人情報等の取扱いについて定めるものです。

1. 事業者情報

• 事業者名：青山ミーティングラボ
• 住所：東京都港区北青山3-9-5
• 電話番号：+81 3-6450-7843
• メールアドレス：[email protected]
• ウェブサイト：faxkum.pro
• 事業内容：会議室の運営・予約受付・関連サービスの提供

2. 取得する情報およびその取得方法

当社は、以下の情報を、適法かつ公正な手段により取得することがあります。

• 氏名、会社名、部署名、役職名
• 住所、電話番号、メールアドレス
• 予約情報（利用日時、利用人数、利用目的、利用履歴、決済関連情報の一部）
• 請求書・領収書発行に必要な情報
• お問い合わせ内容、アンケート回答、苦情・要望等の内容
• ウェブサイト利用情報（IPアドレス、Cookie、端末情報、閲覧履歴、アクセス日時、参照元情報等）
• 防犯カメラ映像等、施設の安全管理のために取得される情報

当社は、主に以下の方法で情報を取得します。

• 予約フォーム、問い合わせフォーム、メール、電話、対面での申込・連絡
• 会議室利用時の受付、本人確認、契約手続
• ウェブサイトの閲覧時における自動取得情報
• 防犯・安全管理のための施設内設備による取得

3. 個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。

• 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル、利用管理のため
• 本人確認、利用資格確認、契約締結および契約履行のため
• 請求、決済、返金、領収書発行、与信管理のため
• 問い合わせ、資料請求、見積依頼等への対応のため
• 会議室運営上必要な連絡、案内、重要なお知らせの送付のため
• 施設の安全確保、防犯、不正利用防止、トラブル対応のため
• サービス改善、新サービス開発、利用状況の分析、統計作成のため
• ウェブサイトの利便性向上、障害対応、セキュリティ確保のため
• 法令に基づく対応、監督官庁・司法機関等への対応のため
• 当社の権利、財産、安全を保護するため

4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠

日本法上、当社は個人情報保護法その他関連法令に基づき、適法かつ公正に個人情報を取り扱います。主な取扱いの根拠は次のとおりです。

• ご本人の同意がある場合
• 予約・契約の締結および履行のために必要な場合
• 法令上必要な場合
• 当社の正当な利益のために必要で、かつご本人の権利利益を不当に侵害しない場合

また、要配慮個人情報を取得する場合には、法令に従い、原則としてご本人の同意を得た上で適切に取り扱います。

5. 個人情報の第三者提供および業務委託

当社は、次の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。

• ご本人の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、ご本人の同意を得ることが困難である場合
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合で、ご本人の同意を得ることが困難である場合
• 国の機関等への協力が必要な場合で、ご本人の同意により当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、以下のような業務を外部事業者へ委託することがあります。

• システム保守・運用
• 予約管理システムの提供
• メール配信、問い合わせ対応支援
• 決済代行、請求管理
• 会計、税務、法務等の専門業務

この場合、当社は委託先に対し、必要かつ適切な監督を行います。

6. 個人情報の外国にある第三者への提供・移転

当社は、クラウドサービス、メール配信サービス、解析サービス、予約管理システム等の利用に伴い、個人情報を外国にある第三者が取り扱う可能性があります。その場合、当社は個人情報保護法その他関係法令に従い、必要な情報提供、同意取得、契約上の措置その他適切な保護措置を講じます。

国外への移転が行われる可能性がある場合、当社は、移転先における個人情報保護制度、第三者の安全管理措置、その他法令上求められる事項を確認し、適切に対応します。

7. 保存期間

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令・会計税務上の保存義務がある期間、適切に保存します。保存期間経過後または利用目的達成後は、速やかに消去または匿名化等の措置を講じます。

• 予約・利用記録：サービス提供およびトラブル対応に必要な期間
• 請求・会計関連情報：法令に定める保存期間
• お問い合わせ記録：対応完了後、合理的な期間
• 防犯カメラ映像：安全管理上必要な期間

8. ご本人の権利

ご本人は、個人情報保護法その他法令に基づき、当社が保有する保有個人データについて、以下の請求を行うことができます。

• 利用目的の通知
• 開示
• 内容の訂正、追加または削除
• 利用停止または消去
• 第三者提供の停止
• データポータビリティに関する請求（法令上認められる範囲で対応）
• 処理への異議申立て（法令上認められる範囲で対応）

これらの請求を行う場合は、後記「12. お問い合わせ窓口」までご連絡ください。なお、法令上、開示等に応じられない場合があります。

9. 同意の撤回

ご本人が同意に基づき個人情報を提供した場合であっても、その同意はいつでも撤回することができます。同意を撤回される場合は、当社所定の方法によりご連絡ください。ただし、同意の撤回があった場合でも、法令上保存が必要な情報や、契約履行に必要な情報は引き続き取り扱うことがあります。

10. 苦情・相談の申出先

当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等のご請求につきましては、下記窓口にて受け付けます。また、必要に応じて、個人情報保護委員会その他の関係機関へのご相談も可能です。

11. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な措置は以下のとおりです。

• 個人情報の取扱いに関する社内規程の整備
• 従業者に対する教育・監督
• アクセス権限の管理、認証強化
• 通信および保存時の暗号化等の技術的対策
• 委託先の適切な選定および監督
• 施設・機器の物理的管理
• 漏えい等発生時の報告・是正体制の整備

当社は、安全管理措置の継続的な見直しおよび改善に努めます。

12. お問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情、開示等のご請求は、以下までご連絡ください。

• 事業者名：青山ミーティングラボ
• 住所：東京都港区北青山3-9-5
• 電話番号：+81 3-6450-7843
• メールアドレス：[email protected]

13. プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の変更、サービス内容の変更、運用上の必要性その他の理由により、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じるものとします。

制定日：2026年8月31日